О клиенте
«Hotel Sunrise» — отель, который активно работает с онлайн-бронированиями. Каждое подтверждение брони нужно оформлять в виде официального договора с гостем.
До проекта это делали администраторы вручную:
- открывали подтверждение брони;
- переписывали ФИО гостя, даты заезда и выезда, номер, стоимость;
- вручную заполняли таблицу дополнительных услуг;
- сохраняли документ и отправляли гостю.
На каждый договор уходило несколько минут, плюс были риски ошибок: неправильные даты, суммы, опечатки в ФИО и т.д.
Бизнес-задача
Сделать так, чтобы договор:
- формировался автоматически из подтверждения брони (PDF или ссылка),
- выглядел строго по фирменному шаблону отеля,
- попадал к администратору в удобном виде (Word-файл в Telegram),
- автоматически сохранялся на Google Диск и не терялся.
Важно: решение должно быть понятным для рядового администратора, без сложных программ и интерфейсов.
Что было сделано
Разработан и внедрён в n8n сценарий, который:
- Принимает от администратора подтверждение бронирования:
- PDF-файл;
- или ссылку на подтверждение.
- Автоматически извлекает данные:
- номер бронирования;
- даты заезда и выезда;
- имя / название заказчика;
- категорию номера;
- сумму проживания;
- стоимость дополнительных услуг;
- итоговую сумму, оплачено, остаток к оплате;
- название тарифа;
- список дополнительных услуг.
- На основе этих данных создаёт договор по шаблону Google Docs:
- подставляет значения во все нужные поля;
- заполняет таблицу дополнительных услуг;
- убирает лишние пустые строки, чтобы договор выглядел аккуратно.
- Сохраняет договор в папку «Документы бронирования» на Google Диске.
- Отправляет готовый договор в Telegram-чат, откуда сотрудник отправил подтверждение.
Администратору больше не нужно ничего переписывать вручную — он просто отправляет подтверждение и получает готовый файл.
Как это выглядит для сотрудника
- Открыть чат с корпоративным ботом в Telegram.
- Отправить:
- либо PDF-файл подтверждения бронирования;
- либо сообщение со ссылкой на подтверждение.
- Через короткое время в ответ приходит:
- Word-файл договора с уже заполненными полями и таблицей дополнительных услуг;
- имя файла — номер бронирования.
Дальше можно:
- распечатать договор для подписи;
- отправить его гостю по электронной почте;
- сохранить на компьютер, если нужно.
Если договор потерялся в переписке — он всегда есть на Google Диске в папке «Документы бронирования», достаточно знать номер брони.
Что именно автоматизирует система
Из подтверждения брони автоматически подставляются:
- номер бронирования;
- дата заезда и выезда;
- ФИО или название компании заказчика;
- категория номера;
- стоимость проживания;
- стоимость дополнительных услуг;
- итоговая сумма, оплаченная сумма и остаток к оплате;
- название тарифного плана;
- список дополнительных услуг:
- наименование;
- количество (ночей, единиц);
- цена;
- сумма по каждой услуге;
- количество суток проживания;
- цена проживания за сутки.
Сотрудник не думает о формулах и пересчётах: всё рассчитывается и подставляется автоматически.
Что изменилось
Подготовка договора собрана в один сценарий: меньше ручного переноса данных, единый шаблон и хранение по номеру брони. Отправка гостю и интеграция с PMS описаны как возможное развитие.
Что можно развивать дальше
Решение масштабируемо. В этот же сценарий можно добавить:
- автоматическую отправку договора гостю по e-mail;
- напоминания о неоплаченном остатке;
- интеграцию с PMS/CRM;
- формирование актов/счётов на основе тех же данных.
